Kort antwoord
Wat moet u nu weten?
Organiseer bij geneesmiddelentekorten één gedeelde informatiebasis over het product en een afzonderlijke opvolgroute voor iedere patiënt. Wijs per dienst aan wie beschikbaarheidsinformatie controleert, wie de farmaceutische afweging maakt en wie de terugkoppeling bewaakt. Dat is geen reden om patiëntvragen op te sparen wanneer beoordeling nodig is. De apotheker bepaalt de klinische prioriteit; de leidinggevende zorgt dat medewerkers tijd en duidelijke taken hebben om het besluit uit te voeren.
Voor wie: Gevestigd apothekers, apotheekmanagers, teamleiders en planners van Nederlandse openbare apotheken.
Maak het extra werk zichtbaar zonder een landelijk gemiddelde over te nemen
KNMP Farmanco beschrijft dat tekorten werk meebrengen aan de balie, bij het zoeken naar een oplossing, in de administratie en in contacten over vergoeding. Een geneesmiddeltekort raakt dus meer dan de voorraadbestelling. De publieke uitleg bevat ook oudere onderzoeksuitkomsten; die zijn geen meting van de benodigde bezetting van uw eigen apotheek vandaag.
Registreer daarom gedurende een afgebakende periode welke werkzaamheden tekorten in het eigen team veroorzaken. Houd zoeken, overleg, uitleg, terugbellen en administratieve afhandeling uit elkaar. Gebruik de uitkomst als gesprek over werkverdeling, niet als ranglijst van snelle en langzame assistenten: een complexe patiëntvraag is niet vergelijkbaar met een eenvoudig beschikbaarheidsbericht.
Scheid productinformatie van het besluit voor een patiënt
In de uitleg bij Farmanco staat dat verwachte leverdata van fabrikanten kunnen veranderen en dat een oplossing voor een tekort vaak individueel is. Een gedeeld bericht over een product kan dubbel zoekwerk beperken, maar vervangt geen beoordeling van wat voor een bepaalde patiënt passend is.
Laat daarom één aangewezen medewerker de actuele productinformatie verzamelen en dateren. Noteer welke bron is gecontroleerd en wanneer opnieuw controleren zinvol is. Houd individuele patiëntafspraken in de daarvoor bestemde zorgregistratie; zet geen patiëntenlijst op een algemeen roosterbord. Een bericht dat een product weer leverbaar lijkt, sluit openstaande patiëntvragen niet automatisch af.
Verdeel drie taken en regel voor iedere taak vervanging
Maak aan het begin van de dienst duidelijk wie het informatiebeheer, de professionele beoordeling en de terugkoppeling uitvoert. In een klein team kunnen taken bij dezelfde persoon liggen, maar ze moeten wel afzonderlijk herkenbaar blijven. Een tijdelijke collega moet kunnen zien aan wie een nog niet opgeloste vraag wordt overgedragen.
Gebruik de taakverdeling niet om iedere medewerker uitsluitend één handeling te laten doen. Het doel is dat iemand de zaak afmaakt en collega's weten wat al is uitgezocht. Beschrijf daarom niet alleen wie begint, maar ook wie mag besluiten en wie bevestigt dat de patiënt terugkoppeling heeft gekregen.
- Informatiebeheer: controle van product, sterkte, beschikbaarheidsbron en controlemoment.
- Farmaceutische beoordeling: de verantwoordelijke apotheker beoordeelt de individuele situatie en het noodzakelijke overleg.
- Opvolging: een benoemde medewerker bewaakt contact, uitvoeringsafspraken en nog open vragen.
- Vervanging: bij pauze, einde dienst of afwezigheid is duidelijk wie de taak overneemt.
Plan zoek- en terugbeltijd, maar laat urgentie niet wachten
Bundel terugkerende controles op hetzelfde product waar dat verantwoord kan en reserveer tijd voor contact met voorschrijvers en patiënten. Bescherm die taak waar mogelijk tegen steeds nieuwe balieonderbrekingen. Controleer tegelijk of de overige baliebezetting uitvoerbaar blijft; een coördinator aanwijzen zonder diens andere taken te verminderen verplaatst het probleem.
Laat de apotheker vooraf bepalen welke signalen onmiddellijke beoordeling vragen en aan wie medewerkers twijfel voorleggen. Een gepland terugbelblok of een maximum aan zoektijd is nooit een klinische stopregel. Als een oplossing uitblijft, volgt overdracht aan de verantwoordelijke apotheker met wat al is gecontroleerd, niet een onbeoordeelde toezegging om morgen nog eens te bellen.
Doe geen lever- of vergoedingsbelofte op basis van oude informatie
Op 9 juli 2026 wees de KNMP op administratieve belasting en onzekerheid rond preferentiebeleid bij tekorten. Het bericht beschreef gesprekken en voorbereidingen voor aanpassingen. Het is geen bewijs dat iedere besproken afspraak inmiddels geldt voor iedere verzekeraar of ieder product.
De praktische consequentie is om leverinformatie, professionele geschiktheid en vergoeding afzonderlijk te controleren. Laat één medewerker bijhouden welke actuele informatie voor de concrete vraag is gebruikt. Spreek in patiëntcontact over een verwachting wanneer levering nog niet bevestigd is en maak duidelijk welke vraag nog uitstaat. De taakverdeling in dit artikel geeft geen bevoegdheid om zelf een geneesmiddel te vervangen of vergoeding toe te zeggen.
Evalueer de overdracht, niet alleen het aantal afgehandelde vragen
Bespreek kort welke vragen opnieuw begonnen omdat eerdere zoekstappen niet vindbaar waren, welke terugbelafspraken bleven liggen en waar een besluit te lang op een beschikbare apotheker wachtte. Vraag assistenten welke onderbrekingen vermijdbaar waren. Gebruik die observaties om taakverdeling en beschikbare tijd aan te passen.
Sluit een werkitem pas wanneer de afgesproken opvolging is uitgevoerd of aantoonbaar is overgedragen. Een gevonden leverdatum is nog geen geïnformeerde patiënt. Houd een aparte route voor agressie en onveiligheid; een betere zoekorganisatie vervangt het bestaande veiligheidsbeleid niet. Zo blijft het onderwerp afgebakend: dit proces organiseert het werk rond een tekort, maar lost het tekort zelf niet op.
Praktische controle
Checklist voor de werkgever
- Breng de lokale tijd voor zoeken, overleg, uitleg en administratie afzonderlijk in beeld.
- Dateer gedeelde productinformatie en benoem wie deze opnieuw controleert.
- Houd algemene productinformatie en individuele patiëntafspraken gescheiden.
- Wijs per dienst een beslisser, opvolger en vervanger aan.
- Laat de apotheker de urgentie en escalatieroute bepalen.
- Controleer openstaande terugbelafspraken bij iedere overdracht.
Reikwijdte
Dit artikel geeft een organisatorisch werkmodel, geen voorschrift voor substitutie, import, behandeling of vergoeding. De verantwoordelijke apotheker beoordeelt de individuele patiëntsituatie aan de hand van actuele professionele en wettelijke kaders.
Primaire bronnen
Gebruikte bronnen
- Tekorten uitgelegdKNMP Farmanco · gecontroleerd 9 september 2026
- Duidelijkheid en uitvoerbaarheid bij tekorten — 9 juli 2026KNMP · gecontroleerd 9 september 2026