Kort antwoord
Wat moet u nu weten?
Laat een aangewezen medewerker de temperatuurregistratie en betrokken voorraad veiligstellen en direct de verantwoordelijke apotheker bereiken. Houd de getroffen verpakkingen herkenbaar buiten de gewone uitgifte totdat een productgebonden besluit is vastgelegd. De apotheker beoordeelt de gevolgen van de afwijking met de beschikbare productinformatie; de manager regelt meetwerk, vervanging, patiëntcontact en overdracht. Leg ook vast wie buiten openingstijden een alarm opvolgt.
Voor wie: Gevestigd apothekers, apotheekmanagers en teamleiders van Nederlandse openbare apotheken met temperatuurgevoelige voorraad.
Een koelkast die weer koud is, sluit de afwijking niet af
Bij opening staat de koelkast op de gebruikelijke temperatuur, maar de registratie laat een afwijking in de nacht zien. Dit is een voorbeeldsituatie: de actuele uitlezing vertelt alleen wat er nu gebeurt. Het team moet nog achterhalen welke verpakkingen tijdens de afwijking aanwezig waren en welke temperatuurgegevens beschikbaar zijn.
Geef daarom twee afzonderlijke opdrachten: herstel de opslagvoorziening en laat de betrokken producten beoordelen. De medewerker die een stekker, deur of instelling controleert, geeft daarmee geen toestemming om de voorraad weer uit te leveren.
Gebruik de bewaarinstructie van het concrete product
De KNMP-richtlijn Praktijkvoering, geautoriseerd op 13 september 2022, beschrijft registratie van de bewaartemperatuur en noemt een alarm buiten het ingestelde bereik als voorkeur. Bij overschrijding beoordeelt de apotheker de maatregelen. Productinformatie van de fabrikant kan inzicht geven in tijdelijke opslag bij een hogere temperatuur.
Er bestaat voor het team dus geen algemene beslisregel dat iedere afwijking tot vernietiging leidt, of dat opnieuw koelen ieder product bruikbaar maakt. Laat de apotheker de bewaarinstructie, het gemeten verloop en de onzekerheden per betrokken product verbinden. Vraag zo nodig nadere informatie op bij de fabrikant.
Maak de eerste melding bruikbaar voor beoordeling
Wijs per dienst een medewerker aan die een alarm kan terugvinden en registraties kan uitlezen, met een vervanger die dezelfde instructie heeft. Spreek af hoe deze medewerker de apotheker bereikt wanneer die niet op de werkvloer is. Een alarmmail in een onbewaakte inbox is geen uitgevoerde opvolging.
Leg de oorspronkelijke registratie vast voordat instellingen worden gewijzigd of de logger wordt gereset. Noteer wat bekend is en wat nog moet worden uitgezocht. Een ontbrekend meetinterval mag niet als een periode met goede bewaarcondities worden ingevuld.
- Identificeer koelkast, logger, ontdekkingstijd en vermoedelijk begin en einde van de afwijking.
- Bewaar het temperatuurverloop, inclusief mogelijke onderbrekingen en te lage temperaturen.
- Baken producten, verpakkingen en charges af die in het betrokken tijdvak aanwezig waren.
- Registreer verplaatsingen en de nieuwe opslaglocatie volgens de instructie van de apotheker.
- Noteer wie beoordeelt en wanneer het team een vervolgbesluit krijgt.
Reserveer werkruimte voor de gevolgen aan de balie
Bij een omvangrijke afwijking kan één medewerker niet tegelijk de voorraad afbakenen, meetgegevens verzamelen en alle gewone balievragen afhandelen. Laat de manager het inventarisatiewerk tijdelijk afschermen en een collega de reguliere instroom opvangen. Leg vast wie de apotheker helpt met productinformatie en wie de voorraadstatus uitvoert.
Wanneer een verstrekking niet volgens plan kan doorgaan, bepaalt de apotheker de farmaceutische vervolgstap. De manager organiseert capaciteit voor contact en vervangende levering. Laat een bezorger of baliemedewerker niet zelf besluiten dat een ander product, uitstel of heruitgifte verantwoord is.
Neem ook retouren en reeds klaargezette zendingen mee
Controleer of betrokken voorraad al voor afhalen of bezorgen was klaargezet. Als een verpakking tijdens het relevante tijdvak de koelkast heeft verlaten, hoort die verplaatsing bij de afbakening. De apotheker beoordeelt of aanvullende opvolging nodig is; een koelkastcontrole alleen beantwoordt die vraag niet.
De KNMP-richtlijn Ter hand stellen, geautoriseerd in december 2018, vraagt om een werkwijze voor gekoelde bezorging en instructies bij bijzondere bewaarcondities. Een koel te bewaren product dat niet kan worden bezorgd, moet zo spoedig mogelijk terug naar passende opslag. Een retour krijgt daarom opnieuw een herkenbare status, geen stilzwijgende plaats tussen beoordeelde voorraad.
Laat de volgende dienst het besluit teruglezen
Draag bij sluiting de productafbakening, opgeslagen meetgegevens, genomen besluiten en nog open vragen over aan een benoemde ontvanger. Vermeld afzonderlijk of de koelkast bruikbaar is en welke voorraad is vrijgegeven, afgekeurd of nog in beoordeling. Maak duidelijk wie de status mag wijzigen.
Controleer na afronding of het alarm daadwerkelijk bij de juiste persoon aankwam, of de vervanger kon uitlezen en of de balieopvang uitvoerbaar was. Oefen bijvoorbeeld een alarm tijdens een gesloten weekend zonder echte voorraad te verplaatsen. Verbeter de bereikbaarheid en werkinstructie op basis van die oefening.
Praktische controle
Checklist voor de werkgever
- Een alarm heeft een bereikbare opvolger en vervanger, ook buiten openingstijden.
- Oorspronkelijke meetgegevens blijven behouden, met onzekerheden zichtbaar.
- Betrokken producten en verplaatsingen zijn afgebakend.
- Technisch herstel en productgebonden vrijgave zijn afzonderlijk vastgelegd.
- Inventarisatie, beoordeling en balieopvang hebben beschikbare medewerkers.
- Retouren en klaargezette zendingen zijn meegenomen.
- De volgende dienst kan besluiten en open vragen teruglezen.
Reikwijdte
Dit artikel beschrijft de werkorganisatie bij een lokale temperatuurafwijking. De apotheker bepaalt met de actuele productinformatie en concrete temperatuurhistorie de bruikbaarheid en eventuele patiëntgebonden vervolgactie. De taakverdeling is een redactionele praktijkkeuze en vervangt geen farmaceutisch protocol.
Primaire bronnen
Gebruikte bronnen
- KNMP-richtlijn Praktijkvoering — bewaarcondities en koude ketenKNMP · gecontroleerd 5 oktober 2026
- KNMP-richtlijn Ter hand stellen — bezorging en bewaarconditiesKNMP · gecontroleerd 5 oktober 2026